Místo kafe jsme si dali CAF aneb řízení NNO s odvahou

Chceme se s vámi podělit o radost. Je to pár dní, co jsme zažili s týmem vedení takový ten uspokojivý pocit, když máte za sebou kupu práce a někdo to ocení. Jsme prý špičkou na trhu v oblasti řízení neziskových organizací naší velikosti. A neřekla to sousedka od vedle, ale externí hodnotitelská firma.

Ale jak k tomu vlastně došlo?

Naše organizace Spirála Ostrava zažila období rychlého růstu a dynamiky. Často jsme řešili ad hoc věci, které prostě hořely. Zanechali jsme za sebou spoustu zrealizovaných projektů, podpořených klientů, nových zaměstnanců. Ale i ohořelé hromádky různých "to udělám příští týden" a "když to počkalo do teď, tak to počká ještě chvíli" a snažili jsme se udržet krok s rostoucím ročním obratem a počtem našich aktivit. Jestli jste někdy rozjížděli nějaký svůj projekt, který je vaší srdcovkou, tak moc dobře víte, o čem mluvím. Dá se to takto dělat nějakou dobu a pokud máte štěstí, tak to neskončí velkým průšvihem, ale třeba jen malým, který vás upozorní včas, že takhle už to dál nejde. I já jsem pochopila, že abychom byli udržitelnou profesionální neziskovou organizací, musíme nastavit své procesy, systémy a vnitřní směrnice. Organizace se ocitla ve fázi, které se říká dost odpudivým slovem. Je to fáze byrokratizace...ajaj.

V týmu vedení jsme tušili, že nejsme schopni objektivně zhodnotit naši situaci. Chtěli jsme to vidět očima zvenčí, očima někoho, kdo nám naservíruje nezkreslený obraz řízení naší organizace. A tak jsme se rozhodli pro audit po stránce projektového a procesního řízení. Slibovali jsme si od toho, že dostaneme lepší přehled, co a jak funguje, kde to nejvíce drhne a půjde nám lépe si nastavit priority pro další práci na sobě.

K realizaci jsem si vybrali analýzu metodou CAF, ta je modelem řízení kvality, který byl vytvořen právě pro organizace veřejného sektoru. Není to určitě jediný způsob, jak se podívat své organizaci na zoubek. Díky příjemnému rozhovoru s Katkou Brunclíkovou ze Sanek Ponte, jsem získala pocit, že jim můžu důvěřovat.

Analýzu jsem dělali dvakrát během dvou let, a to tzv. na začátku a na konci projektu, abychom viděli, kam a jak jsme se posunuli, a že ta naše práce na vnitřním rozvoji má smysl. To celé jsme mohli realizovat díky finanční podpoře Nadace OSF v rámci programu Active Citizens Fund, jehož cílem je podpora občanské společnosti a posílení kapacit neziskových organizací. Program je financován z Fondů EHP a Norska.

Finančně podpořili nejen realizaci CAF auditů, ale také vznik našeho HR oddělení a oddělení komunikace, tím jsme si v týmu vedení v podstatě vytvořili kapacitu, abychom se mohli těm dlouhodobým a strategickým úkolům věnovat a neutápět se jen v operativě.

Bez jasného záměru a energie se to nebude dařit, stálo nás to dost času a úsilí. Zároveň však povzbuzuji, že když se vám někdy do něčeho nebude chtít, tak vytvořit si záměrně v této oblasti tlak zvenčí (rozuměj dodržování indikátorů projektu, termínů od auditorů apod.) vás může hodně podpořit v dokončení odkládaných úkolů.

Co jsme díky vytvoření kapacity projektem dosáhli?

• vytvoření oddělení komunikace - nastavení systému a fin. zdroje na novou Spirálačku

• vytvoření oddělení HR a péče o zaměstnance - nastavení systému, zaměření na lidi, směrnice a procesy, fin. zdroje na obsazení pozice HR koordinátorky

• 2 x analýza řízení metodou CAF a srovnání "před a po"

• vzdělávání pro tým vedoucích pracovníků

• návštěvy zkušených kolegů v boji zvaném "řízení neziskové organizace"

• stmelení týmu vedení a zavedení pravidelné práce na procesech a směrnicích

A to není málo. Děkujeme za finanční podporu. Děkuji týmu vedení za spoustu práce. A níže si můžete stáhnout malou ochutnávku. Třeba se vám může hodit pro vaši práci. 

Je to formulář čtvrtletního hodnocení zaměstnanců, který slouží pro stanovení výše osobního hodnocení. Vyplňují jej vedoucí týmů a při našem používání k němu máme ještě metodický pokyn. Je přílohou k mzdovému řádu. 

Eva Krestová, Spirálačka tělem i duší